Zabírají vám soubory v počítači ohromný prostor, který byste chtěli využít jinak? Měli byste rádi všechny svoje soubory kdykoli a kdekoli s sebou? Chcete dynamicky dokumenty, sešity, prezentace nebo třeba fotky sdílet se svými spolužáky nebo kolegy učiteli? A mít přitom vše uložené v bezpečí a s automatickou zálohou i verzováním? Představím vám cloudové úložiště OneDrive pro ukládání a sdílení všech typů souborů a hlavní rozdíly mezi klasickým OneDrive a OneDrive pro firmy. V ukládání do cloudu naleznete obrovské výhody. Pojďte s námi ty největší právě teď objevit!
OneDrive je služba, která vám umožní ukládat soubory na internetové úložiště, tzv. cloud. Když nahrajete dokumenty na cloudové úložiště, jsou v bezpečí a i při případném rozbití počítače o ně nepřijdete. Pokud jste si doteď zálohovali data na flash disk, tak s úložištěm OneDrive budete mít vše mnohem jednodušší, jelikož data zálohuje automaticky a vždy je k dispozici aktuální verze všech souborů. Snadno také můžete soubory sdílet s kýmkoliv nebo jen s vybranými lidmi. Vaše OneDrive úložiště je dokonce dostupné ve všech prohlížečích a v jakémkoliv zařízení. Ke svým souborům se dostanete po přihlášení přes svůj Účet Microsoft přímo na webu OneDrive nebo také klasicky přes aplikaci Průzkumník Windows nebo hlavní panel. Ano, mluvíme o té bílé ikonce mráčku dole na hlavním panelu v oznamovací oblasti. Pokud ji nemůžete najít, můžete si stáhnout OneDrive pro Windows. K dispozici je samozřejmě také aplikace pro Android nebo iOS, stačí se přihlásit a soubory se hned synchronizují.
Osobní OneDrive
Osobní OneDrive je místem především pro ukládání osobních dokumentů, fotek, prezentací, sešitů či videí. V bezplatné verzi je k dispozici 5 GB, ale pokud potřebujete více prostoru, je možné si úložiště navýšit za měsíční poplatek, samostatně nebo navíc s celým balíčkem Office 365 včetně desktopových aplikací. Do OneDrive se přihlásíte skrze Účet Microsoft, který si může založit každý a úplně zdarma. I když předpokládáme, že to už asi víte, protože ho nějaký ten čas již určitě používáte.
Mezi hlavní funkce vašeho cloudového úložiště OneDrive, které by se vám mohli hodit každý den, patří zejména následující:
- Sdílení – Poté, co označíte složku nebo soubor, naleznete v horní nabídce možnost Sdílet. V případě, že budete svá data sdílet jiné osobě, lze omezit úpravy souboru, dobu platnosti sdílení a také nastavit heslo, které bude vyžadováno při každém otevření odkazu. Jakoukoli položku můžete sdílet Každému, kdo má odkaz, tj. veřejně, nebo jen Konkrétním lidem.
- Delete protection – Skvělá funkce uchování smazaných souborů. OneDrive obsahuje koš, který uchovává smazané soubory po dobu 30 dní. Do té doby můžete soubory ručně trvale odstranit, nebo obnovit, což znamená záchranu!
- Verzování – Automatické ukládání jednotlivých verzí dokumentu vždy po úpravě a také přístup k jednotlivým změnám je v OneDrive samozřejmostí. Dokáže zobrazit až 25 posledních verzí. Ke každé z nich se opět můžete kdykoli vrátit.
- Osobní trezor – Místo s extra úrovní zabezpečení. Po uplynutí 20 minut od poslední zaznamenané aktivity se automaticky uzamkne. Dokonce je umožněno posílat fotografie či skenovat dokumenty přímo z telefonu do Osobního trezoru bez předešlého uložení do běžného úložiště. Soubory zde umístěné nelze sdílet. Bohužel, pro uživatele bez předplatného Office 365, je Osobní trezor omezen na 3 soubory. Pokud jste ale předplatiteli, tak vás žádný daný počet neomezuje.
OneDrive pro firmy a školy
OneDrive pro firmy spravuje administrátor vaší firmy nebo ve vašem případě spíše školy. Výhodou je možnost rozšířit omezenost úrovně přístupu, například lze zakázat sdílení dokumentů uživatelům mimo vaši firmu apod. Další výhodou OneDrive pro firmy je filtrování dat pomocí tzv. metadat. Metadata jsou vlastnosti dokumentu, jako je velikost, nebo poslední datum úpravy.
Stejně jako u osobního OneDrive i zde nalezneme Delete protection, ale s tím rozdílem, že obsahuje ještě navíc koš druhé fáze. Pokud nestihnete soubor obnovit do 30 dní, systém data uchová, přesune je do druhého koše a vy máte mnohem více času pro obnovení (až 93 dní, délku uchování však může správce změnit ve svém prostředí pro správu OneDrive a Office 365).
I zde je možné využít verzování, ale opět máme mnohem více možností, jak verze ve firemním OneDrivu spravovat. Mezi ně patří například odstraňování starých verzí, určení počtu uchovávaných verzí nebo úplné vypnutí verzování. Bohužel, s Osobním trezorem se u OneDrive pro firmy nesetkáme. Je zde ale například možnost propojit OneDrive s nástrojem Power Automate.
Nové funkce
Na každoročním Microsoft Ignite byly představeny nejnovější změny právě pro OneDrive. Níže jsem vybrala ty, které oceníte.
Soubory na vyžádání
Za pomoci této funkce vytvoříte sdílenou složku, do které mohou ostatní uživatelé nahrávat soubory pomocí odkazu, který jim pošlete. Uživatelé s tímto odkazem mohou pouze nahrát soubory do složky – ostatní soubory nevidí. Kdykoliv uživatel nahraje soubor do sdílené složky, obdržíte e-mail s upozorněním. Funkce vám usnadní například odevzdávání domácích úkolů. Stačí vám vytvořit složku a kliknout na „Požádat o soubory“ v horním panelu webové aplikace OneDrive. A poté už jen vyplníte, jaké soubory mají uživatelé nahrávat. Vygeneruje se vám odkaz, díky kterému budou moci ostatní uživatelé nahrávat svoje soubory.
Inteligentní karty souborů
Pokud umístíte kurzor myši na jakýkoliv soubor v aplikaci OneDrive nebo SharePoint, zobrazí se vám velké množství informací právě o vámi zvoleném souboru. Uvidíte „Inside look“, který vám prozradí bližší informace o souboru, například dobu čtení. „Activity highlights“ zobrazují doporučené aktivity, jež souvisejí se souborem, komentáře nebo kdo právě soubor upravuje.
Uložení souboru na později
Funkce spočívá v tom, že budete moci ukládat soubory či složky pro pozdější přístup. Soubory a složky uložené na později naleznete v části „Uloženo na později“. Tato funkce vám usnadní pozdější přístup k obsahu z OneDrive nebo sdílené knihovny.
Sdílení souborů v Outlooku
Sdílení souborů v rámci Microsoft 365 nebylo nikdy snazší. Existuje řada možností, jak soubor či data sdílet napříč platformami. Nejjednodušším způsobem, jak soubor sdílet, je zasláním odkazu. Po jeho vložení do e-mailové zprávy jedním kliknutím nastavíte práva k těmto souborům, například kdo si soubor může zobrazit, jak dotyčný může soubor upravit nebo jak dlouho bude odkaz na soubor platný. Sdílený odkaz se navíc automaticky inteligentně pojmenuje jako právě sdílený soubor.
Blokování stahování
Tato funkce se zasloužila o lepší zabezpečení sdílených souborů. Možnost blokovat stahování vám zajistí, že uživatelé s přístupem k tomuto souboru ho nebudou moci stáhnout. Vyhnete se zastaralým kopiím a také budete mít kontrolu nad přístupy k danému souboru. Funkci lze zatím využívat v aplikacích Office a později i na obrázky, soubory PDF a jiné.
Doporučené soubory
OneDrive využívá inteligence aplikace Microsoft Graph k zobrazení relevantních souborů v závislosti na tom, jak pracujete a spolupracujete s ostatními. Všechny tyto soubory se zobrazují na vyhrazeném místě Portálu Office 365 nadepsané jako „Doporučené“. Největší výhodou je, že velmi snadno najdete potřebné soubory, ale také i soubory, které jste možná přehlédli!
Porovnání cen
Pro ceny jednotlivých tarifů nahlédněte do tabulky níže. V případě, že máte předplacený Office 365 pro domácnost, je vám k dispozici celkem až 6 TB (1 TB pro každého ze 6 členů), pokud vlastníte Office 365 pro jednotlivce, získáte 1 TB úložiště.
Shrnutí
OneDrive je dokonalým řešením pro ukládání dat. OneDrive pro firmy má mnohem širší možnosti a nabídky, ale pokud budete používat cloudové úložiště pouze pro osobní účely, skvěle vám postačí osobní OneDrive. Výborně se hodí do školního prostředí, kde mohou učitelé sdílet materiály svým žákům nebo spolužáci například svoje zápisky mezi sebou. Jeho velkou výhodou je, že díky němu můžete mít všechny svoje soubory vždy a všude s sebou. A už tak nikdy nezapomenete flash disk s referátem.
