Automatizace zpracovávání článků ke zveřejnění

24. 2. 2020 Office 365

Spravujete školní či jiné webové stránky? Přichází Vám veliké množství nestrukturovaných příspěvků ke zveřejnění? Přicházíte při této práci o spoustu času, jelikož nemáte zavedený žádný efektivní systém? Mám pro Vás řešení – službu Office 365. Je to jednoduché, nastavení Vám zabere jen chvíli a vše budete mít systematické a navíc stále pod kontrolou. Ušetříte tak spoustu času při práci!

Začneme v Microsoft Forms

Vytvoření formuláře v Microsoft Forms propojeného se synchronizovaným sešitem aplikace Excel.

Vytvořte přes svůj OneDrive nový „Forms pro Excel“ a pojmenujte si ho. Následně se otevře karta s aplikací Microsoft Forms.

Na obrázku je snímek obrazovky webové služby OneDrive při vytváření nové položky Forms pro Excel.
Vytvoření nového Forms pro Excel | zdroj: OneDrive

V ní máte možnost přidávat různé typy otázek, jako jsou volba, text, hodnocení, datum a další. Pokud vidíte Microsoft Forms poprvé, určitě doporučujeme přečíst si i naši sérii Využití Microsoft Forms ve školství. Pro tento formulář asi nejvíce využijeme volbu, text a datum. Nyní je na Vás, abyste se rozhodli, jaká data budete chtít sbírat, a podle toho vytvořili dané otázky. Jako příklad uvedu strukturu, kterou jsem vytvářel pro svou školu.

Na obrázku je snímek aplikace Microsoft Forms na mobilním zařízení.
Nový formulář s otázkami typu text, volba i datum | zdroj: Microsoft Forms

U jednotlivých otázek také nezapomeňte nastavit, zda si přejete, aby byly povinné, a jestli se má zobrazovat bublina na krátkou, či dlouhou odpověď. Pro zobrazení odpovědí přejděte ve formuláři na Odpovědi a zvolte možnost Otevřít v Excelu. Následně se dostanete k sešitu, do kterého se Vám budou v reálném čase vepisovat odpovědi, jež můžete již jednoduše zpracovávat. Ke stejnému sešitu se kdykoli můžete dostat i přes OneDrive. Právě na Vašem OneDrive je totiž po celou dobu uložen, a můžete s ním proto jednoduše dále pracovat nebo ho sdílet se svými kolegy.

Na obrázku je snímek aplikace Microsoft Forms při zobrazení odpovědí.
Zobrazení odpovědí a jejich souhrnů | zdroj: Microsoft Forms

Aby se Vám celý proces zjednodušil a nemuseli jste neustále kontrolovat, zda Vám nepřišla nová odpověď, doporučuji si ve Forms nastavit automatické oznámení e-mailem o každé odpovědi. Ve Forms přejděte přes nabídku tří teček do Nastavení a povolte „Dostávat e-mailové oznámení o každé odpovědi“. Všimněte si, že pokud chcete, můžete zde nastavit také to, aby po vyplnění přišla automatická odpověď i respondentovi, případně přizpůsobit zprávu s poděkováním.

Propojení díky Power Automate

Vytvoření e-mailových upozornění či automatického přidávání úkolů do Planneru pomocí Power Automate.

Postup je opět velice jednoduchý. Přes svůj Office 365 účet spusťte úvodní stránku aplikace Power Automate a přejděte na předpřipravenou šablonu s názvem „E-mailové oznámení pro odpovědi v průzkumu“. Díky této šabloně si lze opět nastavit e-mailová upozornění pro každou odpověď, ovšem zde máme na výběr daleko více možností, včetně přesně formátovaného předmětu a textu e-mailové zprávy. Šablonu vyplňte podle následujícího vzoru. Funkčnost můžete otestovat pomocí tlačítka Test, které naleznete v pravém horním rohu. Vše funguje? Skvělá práce!

Na obrázku je snímek obrazovky aplikace Power Automate se schématem e-mailového oznámení z Microsoft Forms.
E-mailové oznámení z Microsoft Forms | zdroj: Power Automate

Kdybychom si tuto šablonu měli trošku popsat, hodně souvisí se skutečným programováním. Na začátku všeho je tzv. událost, tedy vyvolávací akce, kterou je v našem případě „Když bude odeslána nová odpověď“ („When a new response is submitted“). Na tuto událost reagujeme bloky „Získat podrobnosti o odpovědi“ („Get response details“), kde jen zadáváme ID formuláře, aby Power Automate věděl, ze kterého formuláře je chceme získat, a „Odeslat e-mail“ („Send an email“), v němž vyplňujeme příjemce, předmět text. Všimněte si, že například v předmětu a textu lze používat i proměnné, tedy pole z formuláře.

Tipy na zpracování

Systém, kterým budete odpovědi zpracovávat, je na Vás. Jako inspiraci Vám ovšem dáme pár tipů.

Na obrázku je snímek obrazovky aplikace Power Automate se schématem pro zasílání informací přímo do e-mailu.
Informace přímo do e-mailu | zdroj: Power Automate
Na obrázku je snímek obrazovky aplikace Planner s přehledem úkolů.
Aplikace pro plánování úkolů v týmech | zdroj: Planner
Na obrázku je snímek obrazovky aplikace Power Automate se schématem pro propojení se systémem WordPress.
Propojení se systémem WordPress | zdroj: Power Automate

Závěr

Jak jste si díky tomuto postupu mohli vyzkoušet, v prostředí Office 365 lze nejen vytvářet dynamické formuláře, ale také další návaznosti na ně. Power Automate je velmi silný nástroj s desítkami šablon připravenými jen na to, až je vyzkoušíte i Vy. Pracuje se spoustou služeb třetích stran a to znamená, že automatizovat si můžete vše, na co si jen z online světa vzpomenete.

Nastavení souborů Cookies

1. Co jsou soubory cookies

Soubory cookies jsou krátké textové soubory, které internetová stránka odešle do vašeho prohlížeče. Umožňují internetové stránce zaznamenat informace o vaší návštěvě, například zvolený jazyk a podobně. Následující návštěva stránek tak pro vás může být snazší a příjemnější. Soubory cookies jsou důležité, neboť bez nich by procházení sítě Internet bylo mnohem složitější. Soubory cookies umožňují lepší využití naší internetové stránky a přizpůsobení jejího obsahu vašim potřebám. Soubory cookies používá téměř každá internetová stránka na světě.

2. Druhy souborů cookies

Relační (tedy dočasné) soubory cookies nám umožňují propojovat vaše jednotlivé aktivity po dobu prohlížení těchto internetových stránek. V okamžiku otevření okna vašeho prohlížeče se tyto soubory vytvoří a po zavření okna vašeho prohlížeče se odstraní.

Trvalé soubory cookies nám pomáhají váš počítač identifikovat, jestliže opětovně navštívíte naši internetovou stránku.

3. Využívání souborů cookies

V souladu s ustanovením § 89 odst. 3 zák. č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, v účinném znění, si vás tímto dovolujeme informovat, že naše internetové stránky využívají pro svoji činnost soubory cookies, tedy vaše soubory cookies, včetně trvalých, zpracováváme.

Internetové prohlížeče obvykle obsahují správu souborů cookies. V rámci nastavení vašeho prohlížeče tak pravděpodobně můžete jednotlivé soubory cookies ručně mazat, blokovat či zcela zakázat jejich používání. Pro více informací použijte nápovědu vašeho internetového prohlížeče. Jsou-li cookies povoleny, lze toto nastavení internetového prohlížeče považovat za souhlas se zpracováním osobních údajů.

4. Účel použití souborů cookies

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze naší návštěvnosti využíváme soubory cookies. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním internetových stránek vyjadřujete souhlas propojením následujících služeb: Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel, Microsoft Clarity.

Soubory cookies využíváme, kromě účelu uvedeného v předchozím odstavci, pouze pro měření návštěvnosti webové stránky.

5. Správce osobních údajů

Provozovatelem webové stránky studuj.digital a správcem osobních údajů je společnost: pg-sec s.r.o., sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, identifikační číslo 09580905, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 338028.

​6. Zásady ochrany osobních údajů

Podrobnější informace o souborech cookies a zpracování tvých osobních údajů najdete v našich Zásadách ochrany osobních údajů.

Nezbytné

Tyto soubory cookie jsou nutné pro základní funkce stránky, a jsou proto vždy povolené. Mezi ně patří soubory cookie, které stránce umožňují si vás zapamatovat při procházení stránky v rámci jedné relace nebo, pokud o ně požádáte, mezi relacemi.

Volitelné

Výkon

Tyto soubory cookie nám pomáhají vylepšovat funkce stránek sledováním využití této webové stránky. V některých případech zrychlují zpracování vašeho požadavku a umožňují nám zapamatovat si vaše vybrané předvolby na stránce. Pokud soubory cookie zakážete, může se tím zhoršit přesnost našich doporučení a zpomalit funkčnost stránek.

Sociální média a relamy

Díky souborům cookies sociálních médií si můžete připojit ke svým sociálním sítím a prostřednictvím sociálních médií sdílet obsah z naší webové stránky. Reklamní soubory cookie (třetích stran) shromažďují informace pro lepší přizpůsobení reklamy tvým zájmům, a to na webových stránkách studuj.digital i mimo ně. V některých případech tyto soubory cookies zpracovávají vaše osobní údaje. Pokud chcete získat více informací o zpracování osobních údajů, přečtěte si naše Zásady ochrany osobních údajů. Pokud zakážete soubory cookies, mohou se zobrazovat reklamy, které méně souvisejí s vašimi zájmy, nebo nebudete moci účinně používat odkazy na Facebook, Instagram či jiné sociální sítě anebo nebudete moci sdílet obsah na sociálnch médiích.