Přivítejte nové Microsoft Lists

1. 10. 2020 Office 365

Mohli jste si všimnout, že nedávno do rodiny Microsoft 365 aplikací přibyly i Microsoft Lists. Určitě vás zajímá, k čemu slouží a jak byste je mohli využít právě vy. Nejen na to se podíváme v dnešním článku. Předně si řekneme, co to Lists vlastně jsou, a potom se podrobně podíváme na základní funkce, které vám pomohou se v aplikaci rychle zorientovat.

Microsoft Lists je multifunkční aplikace, která se dá využívat na spoustu věcí, například pro přehled práce ve firmě. Nebo pro rozpoložení událostí na akci. Všechny tyto funkce vám můžou připomínat Microsoft Planner a To Do a částečně máte pravdu. Ovšem Microsoft Lists vynikají svými funkcemi, protože si můžete editovat téměř cokoliv k obrazu svému, a vytěžit z nich maximum. Postupně si většinu z hlavních funkcí představíme. Začneme ale se samotným vytvořením vůbec prvního seznamu.

Nový seznam

Nejprve otevřete vaše Microsoft Lists, dostanete se k nim jednoduše ze zobrazení všech aplikací na Portálu Office. Na domovské stránce se nachází tlačítko Nový seznam. Po kliknutí se vám otevře okno, ve kterém se nachází několik funkcí. A které to jsou?

Na obrázku je snímek úvodní obrazovky aplikace Microsoft Lists.
Úvodní obrazovka aplikace | zdroj: Microsoft Lists

Dále se zde nacházejí Šablony, které jsou základní součástí Microsoft Lists, a často budete pracovat právě s nimi. Máme několik základních, které si společně později rozebereme. Ať už potřebujete vytvořit list pro cokoli, je pravděpodobné, že to zde najdete.

Na obrázku je snímek s nabídkami Vytvořit seznam a Šablony v Microsoft Lists.
Vytvoření nového seznamu a šablony | zdroj: Microsoft Lists

Pokud chcete vytvořit prázdný seznam, stačí kliknout na tlačítko Prázdný seznam a následně se vám otevře tabulka, do které je potřeba zadat základní údaje. Můžete si zde nastavit název, popis a možnost uložení. Ta je velmi důležitá. V případě, že jde o váš osobní seznam, nechte možnost nastavenou na Moje seznamy. Pokud ale víte, že ho budete chtít sdílet s nějakým svým týmem, máte možnost ho právě zde ihned zvolit. Uživatelé jej pak velmi snadno najdou na SharePointu v navigaci v levém sloupci.

Na obrázku je snímek s oknem při zakládání nového seznamu a definování jeho názvu, popisu, barvy, ikony a uložení v Microsoft Lists.
Zakládání nového seznamu | zdroj: Microsoft Lists

Po kliknutí na Vytvořit se vám objeví už váš prázdný seznam, který si můžete upravovat. Seznam umožňuje nejen psát položky pod sebe, ale také definovat u jednotlivých položek i sloupečky, takže si ho spíše můžete představit jako tabulku. Sloupce ale mohou mít různé datové typy, takže ti ještě pokročilejší z vás si je mohou představit ještě lépe jako databázi s více možnostmi.

Na obrázku je snímek s hlavní nabídkou seznamu v Microsoft Lists.
Tlačítko Nové a další možnosti u seznamu | zdroj: Microsoft Lists

Osobně ale spíše doporučuji používat již zmíněné šablony, abyste se nezdržovali vytvářením sloupečků a byli jste připraveni okamžitě zadávat důležité položky, přiřazovat k nim lidi, přílohy a podobně. Pojďme si teď společně dvě více přiblížit.

Sledování problémů

Sledování problémů je základní šablona pro Microsoft Lists, která je založena na podobném principu jako Planner, ovšem oproti Planneru je více přizpůsobená firemním a vlastně i školním podmínkám. Tudíž vám nabízí vhodnější funkce pro řešení vašich problémů v týmech. Vytvoříte si ho tak, že na úvodní stránce kliknete na tlačítko Nový seznam, vyberete si šablonu s tímto názvem a vyplníte základní údaje, jako jsme si to již vyzkoušeli. Jen s tím rozdílem, že nezačneme na zelené louce.

Na obrázku je snímek se zvýrazněním tlačítkem Nové pro přidání položky do seznamu v Microsoft Lists.
Jak vytvořit novou položku | zdroj: Microsoft Lists

A jak byste mohli takový seznam využít? Uvedeme si to na příkladu. Rozhodilo se vám formátování na webu, tudíž nejprve stanovíte problém, poté zadáte popis problému, kdo jej ohlásildatum ohlášení. Nastavíte stav problému a přiřadíte k němu zaměstnance, kteří by měli problém vyřešit. Jsou zde i další možnosti, jako poskytnout obrázek nebo zdroj problému. To vše dokážete v přehledném rozhraní za použití tlačítka Nové. Díky Microsoft Lists a této šabloně můžete snadno sledovat všechny problémy ve škole, a tím pádem snadněji a přehledněji je řešit. Ušetříte si spoustu času, který můžete investovat v jiné oblasti.

Na obrázku je snímek s ukázkou položek v seznamu aplikace Microsoft Teams.
Více položek v seznamu | zdroj: Microsoft Lists

Itinerář akce

Další šablonou je Itinerář akce, který můžete využít na plánování událostí ve vaší škole. Představte si celodenní program pro žáky, kde by měli vystupovat nejrůznější řečníci v několika místnostech. Itinerář akce vám pomůže uspořádat si všechny události, jak jdou chronologicky za sebou. Je to v podstatě obří diář s přidanými funkcemi, které jsou vytvořeny přesně pro tyto potřeby. Podobně jako u předchozí šablony zde můžete zadat mnoho parametrů. Například název relace, přednášející, popis, datum čas, prostě spoustu možností, jak nejpřesněji si naplánovat vaši akci. A opět si můžete zvolit, zda samostatně, nebo v týmu.

Šablony můžete i přetvářet podle vašich představ, odebíráním přidáváním sloupců. A jak na to? Je to zcela jednoduché. Stačí přesunout se úplně doprava v seznamu sloupců a u sloupečku Přidat sloupec kliknout na šipečku. Rozbalí se vám seznam, ve kterém vyberete datový typ sloupce. To je důležité, protože asi trochu jinak budete pracovat s čísly než s dlouhým textem.

Na obrázku je snímek s ukázkou nabídky datových typů sloupců v Microsoft Lists.
Datové typy nového sloupce | zdroj: Microsoft Lists

Práce v Lists je podobná práci v Excelu. A můžeme to vidět například na formátování sloupců. Formátování je podobné jako v Excelu a pomůže nám pro přehlednější práci a orientaci v našem seznamu. Formátování přidáme kliknutím na šipku vedle názvu sloupečku pomocí položek Nastavení sloupců a pod ní Formátovat tento sloupec. Každý datový typ má jiné možnosti formátování. Pro čísla jsou to právě podmíněné formátovánídatové pruhy, pro texty různá porovnávání a mnoho dalších.

Na obrázku je snímek s ukázkou nabídky podmíněného formátování sloupců v Microsoft Lists.
Formátování sloupce Číslo | zdroj: Microsoft Lists

Závěr a další možnosti

Toto jsou základní šablony v Microsoft Lists, ovšem je jich mnohem více a už teď je můžete prozkoumat. Ve většině z nich se pracuje podobně, takže se nemusíte bát, že se ztratíte. Určitě si vzpomínáte, nebo jste přinejmenším slyšeli, o SharePoint Lists. Microsoft Lists vychází z principu, který jsme mohli vidět u již zmiňovaných SharePoint Lists, a je jakýmsi nástupcem, což je fakt úžasné, protože se Microsoft Lists dostalo spousty rozšíření a inovací oproti jeho předchůdci. Další výhodou je, že Microsoft Lists podporuje Power AppsPower Automate, které vám mohou ještě více zjednodušit práci a pomoci. Když k Power Apps přidáme ještě možnost podmínek a formátování, které právě Lists nabízí, stane se váš seznam téměř plně automatizovaný. Váš seznam můžete také přímo implementovat do vašich Microsoft Teams, což je velká výhoda například oproti podobným konkurenčním aplikacím. Díky tomu, že Microsoft Lists patří do jedné rodiny s ostatními aplikacemi od Microsoftu, můžete mezi nimi pracovat, třeba si vytáhnout data z Excelu a použít je přímo ve vašich Microsoft Lists, to vám ušetří spousty času.

Nastavení souborů Cookies

1. Co jsou soubory cookies

Soubory cookies jsou krátké textové soubory, které internetová stránka odešle do vašeho prohlížeče. Umožňují internetové stránce zaznamenat informace o vaší návštěvě, například zvolený jazyk a podobně. Následující návštěva stránek tak pro vás může být snazší a příjemnější. Soubory cookies jsou důležité, neboť bez nich by procházení sítě Internet bylo mnohem složitější. Soubory cookies umožňují lepší využití naší internetové stránky a přizpůsobení jejího obsahu vašim potřebám. Soubory cookies používá téměř každá internetová stránka na světě.

2. Druhy souborů cookies

Relační (tedy dočasné) soubory cookies nám umožňují propojovat vaše jednotlivé aktivity po dobu prohlížení těchto internetových stránek. V okamžiku otevření okna vašeho prohlížeče se tyto soubory vytvoří a po zavření okna vašeho prohlížeče se odstraní.

Trvalé soubory cookies nám pomáhají váš počítač identifikovat, jestliže opětovně navštívíte naši internetovou stránku.

3. Využívání souborů cookies

V souladu s ustanovením § 89 odst. 3 zák. č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, v účinném znění, si vás tímto dovolujeme informovat, že naše internetové stránky využívají pro svoji činnost soubory cookies, tedy vaše soubory cookies, včetně trvalých, zpracováváme.

Internetové prohlížeče obvykle obsahují správu souborů cookies. V rámci nastavení vašeho prohlížeče tak pravděpodobně můžete jednotlivé soubory cookies ručně mazat, blokovat či zcela zakázat jejich používání. Pro více informací použijte nápovědu vašeho internetového prohlížeče. Jsou-li cookies povoleny, lze toto nastavení internetového prohlížeče považovat za souhlas se zpracováním osobních údajů.

4. Účel použití souborů cookies

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze naší návštěvnosti využíváme soubory cookies. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním internetových stránek vyjadřujete souhlas propojením následujících služeb: Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel, Microsoft Clarity.

Soubory cookies využíváme, kromě účelu uvedeného v předchozím odstavci, pouze pro měření návštěvnosti webové stránky.

5. Správce osobních údajů

Provozovatelem webové stránky studuj.digital a správcem osobních údajů je společnost: pg-sec s.r.o., sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, identifikační číslo 09580905, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 338028.

​6. Zásady ochrany osobních údajů

Podrobnější informace o souborech cookies a zpracování tvých osobních údajů najdete v našich Zásadách ochrany osobních údajů.

Nezbytné

Tyto soubory cookie jsou nutné pro základní funkce stránky, a jsou proto vždy povolené. Mezi ně patří soubory cookie, které stránce umožňují si vás zapamatovat při procházení stránky v rámci jedné relace nebo, pokud o ně požádáte, mezi relacemi.

Volitelné

Výkon

Tyto soubory cookie nám pomáhají vylepšovat funkce stránek sledováním využití této webové stránky. V některých případech zrychlují zpracování vašeho požadavku a umožňují nám zapamatovat si vaše vybrané předvolby na stránce. Pokud soubory cookie zakážete, může se tím zhoršit přesnost našich doporučení a zpomalit funkčnost stránek.

Sociální média a relamy

Díky souborům cookies sociálních médií si můžete připojit ke svým sociálním sítím a prostřednictvím sociálních médií sdílet obsah z naší webové stránky. Reklamní soubory cookie (třetích stran) shromažďují informace pro lepší přizpůsobení reklamy tvým zájmům, a to na webových stránkách studuj.digital i mimo ně. V některých případech tyto soubory cookies zpracovávají vaše osobní údaje. Pokud chcete získat více informací o zpracování osobních údajů, přečtěte si naše Zásady ochrany osobních údajů. Pokud zakážete soubory cookies, mohou se zobrazovat reklamy, které méně souvisejí s vašimi zájmy, nebo nebudete moci účinně používat odkazy na Facebook, Instagram či jiné sociální sítě anebo nebudete moci sdílet obsah na sociálnch médiích.