To je opravdu možné v PowerPointu – 6. díl

PowerPoint. Jistě ho všichni znáte a pravděpodobně jej i často používáte. V předchozích dílech jsme si řekli, jak na různé vychytávky a pokročilé funkce v něm. Na co jsme se ale vůbec nezaměřili je, jak by taková správná prezentace měla vypadat. Jak zaujmout publikum, jaké jsou vhodné prvky vizualizace a jak působit jednotně s vaší slide-show. To vše a mnohem více se naučíme právě v tomto článku. Pusťme se do toho!

Než se pustíte do tohoto článku, můžete se podívat na již zmíněných předchozích 5 dílů, kde se dozvíte nejen jak na přechody, animace nebo Designer, ale třeba i jak použít PowerPoint jako editor videa.

Abyste dosáhli skvělého výsledku při prezentacích, přednáškách, referátech, obhajobách či jakýchkoliv jiných veřejných vystoupeních, musíte umět zaujmout a udržet pozornost publika. Nezbytným základním kamenem jakéhokoliv prezentování je komunikace. Prezentátor (přednášející) musí umět zaujmout, jinak ztratí své publikum, tedy cíl, kterému potřebuje předat informace. Otázkou je, jaké jsou možnosti získat zájem a pozornost publika. Jak zajistit, aby přítomní zjistili, že se jim snažíme něco sdělit? Jak zajistit, že si to podstatné z předaných informací zapamatují?

Úvod

Existuje mnoho cest, jak zaujmout, nabudit publikum k tomu, aby samo vyžadovalo informace a bylo zvědavé, co vlastně bude obsahem prezentace. Důležitá je forma, jakou budou informace předané. Něco prezentovat, znamená být připraven na to, že vás publikum bude hodnotit po všech stránkách. A čím dříve si tuto realitu vezmete k srdci, tím lépe pro vás. Pak totiž začnete přemýšlet, jak toho využít ve svůj prospěch. Každý, kdo chce uspět, nesmí v žádném případě podcenit nonverbální (také mimoslovní) komunikaci se svými posluchači, s publikem. Do tohoto typu komunikace spadá veliké množství prostředků, jedním z nich je, jak je prezentátor na prezentaci připraven.

Pojďme se tedy zabývat tím, jak připravit úspěšnou prezentaci. Každá prezentace musí obsahovat rozumovou rovinu (obsahový aspekt) a citovou rovinu (vztahový aspekt). Obě části musí být vhodně propojeny.

Než se zamyslíme nad samotnou tvorbou slide show, je nutné si vytvořit základní koncept prezentace.

1. Analýza cílové skupiny

Musíme si odpovědět na tyto základní otázky:

• Kdo je mým posluchačem? (studenti, klienti, …, mladí nebo staří, přišli na prezentaci povinně, nebo dobrovolně)?
• Co posluchače motivuje (jaké jsou profesní či osobní zájmy, požadavky, přání, podmínky, otázky či námitky)?
• Jaké předpokládáme znalosti posluchačů?
• Jaké informace posluchači potřebují? (odborníci v dané oblasti nebo laici)
• Jaká jsou omezení přijetí mého podání a informací?
• Jakým způsobem mohu/musím informace sdělit/naučit?

2. Stanovení cíle prezentace

Každá prezentace obsahuje dva cíle – oficiální a osobní. Mezi oficiální cíle může patřit představení firmy obchodnímu partnerovi, obhájit svou závěrečnou práci, naučit studenty dané téma atp. Mezi osobní cíle (hidden agenda) patří zvýšení renomé, získání povýšení, být akceptován hodnotiteli, působit kompetentně, věrohodně, zodpovědně apod.

3. Vlastní sestavení prezentace

Při sestavování prezentace bychom měli vycházet z principu pětiminutové prezentace a poměrově ji rozšířit podle délky prezentace. START by měl trvat 30 sekund a musíme jít rychle k věci. Pokračujeme OBSAHEM – informace, argumenty, které by neměly být delší než 4 minuty a následuje 30sekundové FINÁLE obsahující mohutný závěr.

Existují 3 základní typy prezentací: přesvědčovací, informační a prezentace alternativ. Typu prezentace odpovídá také struktura prezentace.

Přesvědčovací prezentace

Informační prezentace

Prezentace alternativ

4. Vizualizace prezentace – Slide show

Vizualizace posiluje zapamatování sdělovaného obsahu. Užití vizuálních pomůcek zvyšuje pravděpodobnost přijetí informace o 58 – 78 %. Zkracuje průměrnou délku prezentace o 28 – 50 %. Obrazový materiál zpracovává náš mozek cca 60 000 krát rychleji než písemný.

Mezi základní pravidla patří:

• Jedna myšlenka na snímek.
• Heslovitost – text píšeme v bodech. Nepoužíváme celé věty, které se při prezentaci čtou.
• Nepoužívat čárky, jen jako gramatický prvek ve větě. Je vhodné užívat odrážky.
• Pravidlo 7×7 u formátu 16:9 (u 4:3 je pravidlo 5×5), tzn. maximálně 7 slov do řádku, řádků (odrážek) je maximálně 7.
• Uvádí se, že maximálně smí být 10 snímků. Nicméně počet snímků slide show musí odpovídat délce prezentace. Průměrná doba u jednoho snímku by se měla pohybovat v rozmezí 1-3 minut. Počet snímků nesmí přesahovat celkový čas v minutách prezentace. Minimální počet snímků by měl odpovídat celkovému času v minutách děleno třemi, tzn. na 1 snímek slide show připadá 1 – 3 minut prezentace. Každý informační blok musí mít svůj jeden snímek.

Mezi vizualizační prostředky patří text, tabulka, graf, organigram, schéma, kresba, foto, obrázek, animace, efekty, videa.

Vizualizace textem

Při vizualizaci textem musíme dbát na to, aby byl text čitelný, přehledný a atraktivní. Styl musí být telegrafický a vhodně členěn a zvýrazněn.

• Velikost písma – slide show není kniha, není to text, který se čte po odstavcích. Písmo musí být čitelné z různých úhlů. Minimální velikost písma je 20 bodů. Pro zvýšení čitelnosti slide show je standardem 24 bodů.
• Zvýraznění textu – není vhodné používat podržení textu ani kurzívu. Kurzíva snižuje čitelnost textu, tzn. z větší vzdálenosti bude špatně čitelná. Slide show vypisuje jen důležité body, proto je v ní podstatné opravdu vše. Podtržení či tučné písmo není vhodné, protože si člověk zapamatuje jen podtržený text a ostatní vypouští – jako v dlouhém textu. Naopak jsou doporučovány stíny – nemají destruktivní funkci a upozorňují diváka na informaci.

Vizualizace tabulkou

Při vizualizaci tabulkou musíme dbát na přesnost, systém, disciplínu a srovnání. Horizontální tabulku využíváme v případě, že v řádcích jsou maximálně trojmístná čísla. Jedná-li se o vícemístná čísla, pak tabulku uspořádáváme do sloupců, tudíž vertikálně. Čísla musí být přehledná, převedená na srovnatelné jednotky (označení jednotek patří do názvu sloupců). Větší přehlednost než kvanta čísel představují grafy. Pomáhají k rychlému pochopení a snazší zapamatovatelnosti. Někdy však může dojít ke ztrátě objektivity a přesnosti. Vždy musíme zvážit správný typ grafu.

Další typy vizualizace

Další formou vizualizace jsou struktury, schémata a obrázky. Jedná se o geometrické tvary, text a spojení prostřednictvím grafiky. Vždy musíme dbát na přirozený směr čtení zleva doprava. Schéma musíme předem dobře promyslet. I zde platí méně je více. Rozdělte informace i do více snímků. Obrázky musí být velké, detailní a ostré. Musíme počítat s tím, že většina dataprojektorů při svém zobrazení neukáže krásu barevnosti obrázku. Popisky obrázku nejsou klíčové. Pokud to jsou obrázky navozující atmosféru, pak nepotřebují popisek. Pokud však obrázek doplňuje informaci na slide show, je nutné uvést, na co se divák dívá.

V slide show se také využívají symboly, piktogramy a ikony. Ty slouží pro objasnění, dramatizaci či přidání zajímavosti. Symboly jsou jednoduché vizuální znaky, které podporují informaci předávanou vizuálním pomocným prostředkem. Snadno je vytvoříme a jsou jasně rozeznatelné. Činí prezentaci zajímavější a přitažlivější. Hodí se k celkovému stylu prezentace a podtrhují osobnost prezentátora. 

Speciální součástí slide show jsou fotografie, kresby a videa. Ty jsou osobité, objektivní a poskytují mnoho informací. Vyžadují delší čas na „vstřebání“, a proto jimi musíme šetřit. U videa si musíme uvědomit, že prezentace není filmová projekce. Video může trvat maximálně 3 minuty, musí mít kompatibilní formáty a musí být umístěné do stejné složky. Video nesmí být shodné s tím, co prezentující následně povídá. Je jen doplňkem prezentace.

Vizualizovat lze i použitím efektů

PowerPoint nabízí možnosti animací a různých efektů. Doporučuje se však animacemi šetřit, používat pouze nerušivé animace. Není doporučeno používat automatické časování (není případně možné reagovat na okolí, na diskusi apod.). Animace musí působit přirozeně, musí navazovat na to, co se v prezentaci děje a styl musí být jednotný v celé slide show – ne, každý slide jiný efekt. Stejné je to s hudbou a zvuky. Nedoporučuje se jejich používání. Hudbu můžeme použít jen zcela výjimečně, pokud to doplňuje/dovysvětluje text. Hudba musí být tematická a pomáhat k vysvětlení informací, nesmí to být jen doplněk na pozadí.

Všechny použité symboly, kresby či fotografie musí mít jednotný grafický styl. Musíme si dávat pozor na klasické „hezké“ symboly typu Ferrari (měli bychom používat obecnější znaky) a také na obnošené obrázky (manažeři různých barev pleti, žárovka aj.). Všední obyčejné symboly by měly být nahrazeny originálními. Nikoliv však za každou cenu, vždy musíme myslet na to, že jde především o účinnou komunikaci.  

5. Samotná prezentace

Nesmírně důležitá je příprava – nejen kvalitní slide show, ale také správná aplikace médií a techniky. Ta musí být v souladu s místností, kde prezentace probíhá. Důležité je umístění plátna ve vztahu k usazení publika (zda sedí čelem, nebo se musí natáčet). Významná je také kvalita dataprojektoru, světlost/zatemnění místnosti a ostatní rušící prvky – pohyb za okny, zvuky z vedlejších místností, počítače a mobily posluchačů apod. Před prezentací bychom měli přijít včas a techniku si vyzkoušet. Nejen počítač a dataprojektor, ale také zatemňující techniku, mikrofon, reproduktory, osvětlení a ventilaci/topení. Pokud je to možné, místnost před prezentací vyvětrejte a zajistěte správnou teplotu.

Za žádných okolností nesmíte číst obsah slide show. Je to doplňkový materiál, jehož hlavním úkolem je podtrhovat fakta, upoutat pozornost, vizualizovat vyřčené. Perfektní prezentace musí fungovat i bez slide show. Svou prezentaci si vždy usměrňujte sami, je-li to možné, publikum veďte pomocí svého těla (pohyb rukou, otočení těla) místo laserového ukazovátka. Svou jistotu signalizujte výraznými otevřenými gesty. Navažte aktivní zrakový kontakt (zaměřujte se na jednu konkrétní osobu v publiku po dobu jedné ucelené myšlenky, tedy cca 3 – 5 vteřin), zaujměte pevný postoj (stůjte čelem ke skupině, mějte postoj vzpřímený, hlavu vzhůru, přívětivý výraz obličeje, paže volně visící podél těla, vložené do sebe nad úrovní pasu nebo otevřené gesto, nohy rovnoměrně zatížené, na šíři ramen, váha na celých chodidlech). Mluvte hlasitě. Kontrolovaně měňte místo. Vhodně pracujte s nervozitou – těšte se na své vystoupení, radost z vás se přenese na publikum.

Závěrečnou pomyslnou „třešničkou na dortu“ výsledné prezentace je, že prezentátor vytváří se slide show vizuální jednotu. Jsou shodně naladěni – barevně i náladově, tj. vytváří kompaktní celek.

Nekončíme

PowerPoint má neskutečné množství funkcí, a byť jsme si jich již mnoho prošli, vždy jsou tu další, o kterých tu můžeme psát. Každý den se pracuje na nových funkcích a ideální cesta, jak se o nich dozvědět a naučit se s nimi pracovat, je sledovat náš blog.