Začínáme s Outlookem

16. 6. 2021 Office 365

Pod názvem Outlook si většina lidí představí aplikaci na vyřizování e-mailů, ale ve skutečnosti toho umí mnohem více, než si myslíte. Představte si perfektní svět, ve kterém se vám automaticky třídí e-maily, automaticky odpovídá na e-maily, synchronizuje kalendář, to-do list a kontakty a můžete jednoduše sdílet dokumenty z jednoho jediného místa. Outlook tento svět dělá realitou. Pojďme si tedy představit jednotlivé aplikace spojené s Outlookem a pár jeho užitečných funkcí.

Co nabízí Outlook

Outlook nabízí tři hlavní moduly: Kalendář, To-Dokontakty. Všechny tři efektivně spolupracují. Dále má Outlook i několik zajímavých funkcí, které se nyní společně naučíme používat.

Kalendář

Kalendář v Outlooku vám umožňuje chytře vytvářet a organizovat schůzky a události, prohlížet si skupinové plány a mnoho dalšího. Dvojitým kliknutím kdekoliv v kalendáři můžete vytvořit událost. Můžete si zvolit datum a čas, kdy bude událost probíhat, zda chcete dostat oznámení o události, místo události atd.

Screenshot z desktopové aplikace Outlook. Na obrázku je okénko, ve kterém vytváříte událost.
Vytváření schůze v Outlooku | Zdroj: Outlook

Outlook za vás také zjistí, jestli mají pozvaní uživatelé čas a najde tak nejvhodnější termín události. Pokud se vaše událost nepřekrývá s událostí pozvaných, upozorní vás na to. Abyste se tomu však vyhnuli, můžete v Outlooku sledovat kalendáře skupin a ostatních lidí vedle sebe, takže vždy víte, kdy má kdo čas. Takhle se dá i skvěle kombinovat váš osobní a pracovní kalendář.

To-Do

Další aplikace spojená s Outlookem je To-Do, kde můžete efektivně spravovat vaše úkoly. Úkoly můžete buď přidávat přímo v To-Do aplikaci na vašem zařízení, nebo můžete jednoduše označit e-mail jako úkol a vybrat si, kdy ho chcete zpracovat. Pokud si chcete na nějaký úkol vyhradit čas, stejným způsobem přenesete úkol do kalendáře a vytvoříte tím událost. U úkolů můžete také označit jejich důležitost a rozdělit je do kategorií, abyste se mohli soustředit jen na to podstatné. Všechny vytvořené úkoly se synchronizují s aplikací To-Do na vašem mobilním zařízení, takže můžete vaše úkoly sledovat odkudkoli.

Podobnou aplikací, která patří do kategorie úkolníčků od Microsoftu je Planner. Přečtěte si také o něm něco více.

Kontakty

A jako poslední tady máme kontakty. Kontakty se dají využít pokud chcete například poslat e-mail skupině lidí a nechcete neustále vypisovat jejich e-mailové adresy. Kontakty můžete přidávat manuálně kliknutím na tlačítko Nový kontakt a vyplněním informací typu jméno, e-mail, telefonní číslo, ale také si k nim můžete přidat i webové stránky, fotografii nebo adresy.

Screenshot z desktopové aplikace Outlook. Obrázek ukazuje okno přidávání kontaktu po kliknutí na tlačítko Nový Kontakt v Outlooku.
Přidávání kontaktů v Outlooku | Zdroj: Outlook

Pokud nechcete informace manuálně zadávat, můžete automaticky přidat kontakt z e-mailu. Kontakty můžete poté přidávat do různých skupin, a když budete chtít poslat e-mail dané skupině lidí, stačí do kolonky Komu napsat název skupiny a po odeslání dostanou e-mail všichni ve skupině.

Super funkce Outlooku

Automatické odpovědi

Outlook má několik velmi užitečných funkcí a jednou z nich jsou automatické odpovědi. Pomocí automatických odpovědí můžete například sdělit lidem, že na jejich e-mailové zprávy nebudete hned reagovat, jelikož jste odjeli na dovolenou. Pro nastavení automatických odpovědí klikněte na kartu Soubor v pásu karet a hned tam na vás čeká tlačítko Automatické odpovědi. Po kliknutí na tlačítko se vám zobrazí okénko, kde vyplníte, kdy chcete odpověď poslat a napíšete samotnou zprávu.

Screenshot z desktopové aplikace Outlook. Obrázek ukazuje okénko, ve kterém nastavujete automatické odpovědi. Nastavíte zde, kdy chcete automaticky odesílat automatické odpovědi a napíšete samotnou zprávu.
Nastavování automatických odpovědí v Outlooku | Zdroj: Outlook

Pokud ovšem nechcete odesílat odpověď každému e-mailu, který dostanete, můžete vlevo dole kliknout na tlačítko Pravidla a nastavit nějaké podmínky, za kterých se odešle automatická odpověď nebo můžete i nastavit, že se e-mail přesune do určité složky apod. Například: pokud má email předmět „Domácí úkol“, automaticky se přesune do složky „Škola“.

Screenshot z desktopové aplikace Outlook. Obrázek ukazuje okénko nastavení pravidla pro automatické odpovědi.
Přidávání pravidel v Outlooku | Zdroj: Outlook

Podpis

V Outlook je funkce pro automatické přidávání podpisů k vašim e-mailovým zprávám. Váš podpis může obsahovat text, obrázky, elektronickou vizitku, logo nebo dokonce obrázek vašeho vlastnoručního podpisu. Podpis si nastavíte při psaní e-mailu kliknutím na tlačítko Podpis a poté na Podpisy a šablony. Zobrazí se vám okénko, ve kterém už můžete kliknout na tlačítko Nový, pojmenovat si váš podpis a začít ho psát.

Screenshot z desktopové aplikace Outlook. Na obrázku je okno, ve kterém si nastavujete automatický podpis k e-mailovým zprávám. Vyberete si jaký e-mailový účet bude podpis mít a jak se bude jmenovat.
Nastavování automatického podpisu | Zdroj: Outlook

Podpis se vám automaticky přidá do zprávy, jakmile ji začnete psát z dané e-mailové adresy.

Vložení hlasování

A jako poslední si ukážeme hlasování. Ve vaší e-mailové zprávě můžete jednoduše vytvořit hlasování, ve kterém mohou příjemci zprávy hlasovat přímo v e-mailu nebo si formulář otevřít ve svém prohlížeči. Hlasování vytvoříte při psaní e-mailové zprávy kliknutím na tlačítko Hlasování v kartě Vložení. Do hlasování nejdříve zadáte otázku a poté počet odpovědí, který vám vyhovuje. Můžete také zaškrtnout tlačítko Více odpovědí.

Screenshot z desktopové aplikace Outlook. Obrázek ukazuje okénko, ve kterém se nastavuje hlasování. V otázce je napsaná věta: "Patří ananas na pizzu?" a dvě možnosti odpovědí jsou "Ano" a "Ne".
Přidávání hlasování v Outlooku | Zdroj: Outlook

Pokud jste se svým hlasováním spokojeni, klikněte na tlačítko další a Outlook vám ukáže jak hlasování bude finálně ve zprávě vypadat. Následně už stačí kliknout na tlačítko Přidat do e-mailu. Jakmile zprávu s hlasováním odešlete, příjemci v e-mailu hlasují a vám přijde kopie zprávy, ve které můžete kontrolovat výsledky.

Závěr

Outlook má ještě mnohem více funkcí a určitě stojí za to je prozkoumat a vyzkoušet. Mně osobně přijde velmi užitečná funkce automatických odpovědí, protože se tak mohu vyhnout zbytečným e-mailům a soustředit se tak na podstatné zprávy.

Nastavení souborů Cookies

1. Co jsou soubory cookies

Soubory cookies jsou krátké textové soubory, které internetová stránka odešle do vašeho prohlížeče. Umožňují internetové stránce zaznamenat informace o vaší návštěvě, například zvolený jazyk a podobně. Následující návštěva stránek tak pro vás může být snazší a příjemnější. Soubory cookies jsou důležité, neboť bez nich by procházení sítě Internet bylo mnohem složitější. Soubory cookies umožňují lepší využití naší internetové stránky a přizpůsobení jejího obsahu vašim potřebám. Soubory cookies používá téměř každá internetová stránka na světě.

2. Druhy souborů cookies

Relační (tedy dočasné) soubory cookies nám umožňují propojovat vaše jednotlivé aktivity po dobu prohlížení těchto internetových stránek. V okamžiku otevření okna vašeho prohlížeče se tyto soubory vytvoří a po zavření okna vašeho prohlížeče se odstraní.

Trvalé soubory cookies nám pomáhají váš počítač identifikovat, jestliže opětovně navštívíte naši internetovou stránku.

3. Využívání souborů cookies

V souladu s ustanovením § 89 odst. 3 zák. č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, v účinném znění, si vás tímto dovolujeme informovat, že naše internetové stránky využívají pro svoji činnost soubory cookies, tedy vaše soubory cookies, včetně trvalých, zpracováváme.

Internetové prohlížeče obvykle obsahují správu souborů cookies. V rámci nastavení vašeho prohlížeče tak pravděpodobně můžete jednotlivé soubory cookies ručně mazat, blokovat či zcela zakázat jejich používání. Pro více informací použijte nápovědu vašeho internetového prohlížeče. Jsou-li cookies povoleny, lze toto nastavení internetového prohlížeče považovat za souhlas se zpracováním osobních údajů.

4. Účel použití souborů cookies

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze naší návštěvnosti využíváme soubory cookies. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním internetových stránek vyjadřujete souhlas propojením následujících služeb: Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel, Microsoft Clarity.

Soubory cookies využíváme, kromě účelu uvedeného v předchozím odstavci, pouze pro měření návštěvnosti webové stránky.

5. Správce osobních údajů

Provozovatelem webové stránky studuj.digital a správcem osobních údajů je společnost: pg-sec s.r.o., sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, identifikační číslo 09580905, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 338028.

​6. Zásady ochrany osobních údajů

Podrobnější informace o souborech cookies a zpracování tvých osobních údajů najdete v našich Zásadách ochrany osobních údajů.

Nezbytné

Tyto soubory cookie jsou nutné pro základní funkce stránky, a jsou proto vždy povolené. Mezi ně patří soubory cookie, které stránce umožňují si vás zapamatovat při procházení stránky v rámci jedné relace nebo, pokud o ně požádáte, mezi relacemi.

Volitelné

Výkon

Tyto soubory cookie nám pomáhají vylepšovat funkce stránek sledováním využití této webové stránky. V některých případech zrychlují zpracování vašeho požadavku a umožňují nám zapamatovat si vaše vybrané předvolby na stránce. Pokud soubory cookie zakážete, může se tím zhoršit přesnost našich doporučení a zpomalit funkčnost stránek.

Sociální média a relamy

Díky souborům cookies sociálních médií si můžete připojit ke svým sociálním sítím a prostřednictvím sociálních médií sdílet obsah z naší webové stránky. Reklamní soubory cookie (třetích stran) shromažďují informace pro lepší přizpůsobení reklamy tvým zájmům, a to na webových stránkách studuj.digital i mimo ně. V některých případech tyto soubory cookies zpracovávají vaše osobní údaje. Pokud chcete získat více informací o zpracování osobních údajů, přečtěte si naše Zásady ochrany osobních údajů. Pokud zakážete soubory cookies, mohou se zobrazovat reklamy, které méně souvisejí s vašimi zájmy, nebo nebudete moci účinně používat odkazy na Facebook, Instagram či jiné sociální sítě anebo nebudete moci sdílet obsah na sociálnch médiích.