Spojte hobby s Office – 3 tipy nejen pro hudebníky

23. 7. 2020 Office 365

Pokračujeme s naší letní prázdninovou sérií Spojte hobby s Office. Je čas volna, a tak jsme si pro vás, studenty, učitele i rodiče, připravili sadu tipů a nápadů, jak můžete prostředí Office nebo některé aplikace ve Windows 10 využít naplno i o prázdninách. Na své si přijdou cestovatelé, fotografové, sportovci, hudebníci, kutilové i kuchaři. Říkáte, že cloudové nástroje jsou určené jen pro práci? Tato série vás vyvede z omylu. Tak pojďme do toho teď rovnýma nohama skočit.

Jak zaznamenávat vlastní hudbu a slova ve OneNote?

Každý hudebník už někdy dostal nápad v tu nejméně vhodnou chvíli. Já osobně obvykle vysypu z kabelky alespoň 5 popsaných účtenek nebo obalů od žvýkaček a svůj původní rým už z toho složit nikdy nedokážu. Přesně proto je tu OneNote, tedy online poznámkový blok dostupný v Office 365. OneNote umožňuje vytvořit si poznámky v online prostředí a pohromadě. Je zde možné vytvářet oddíly, stránky, kreslit nebo například i vkládat zvuk. A to všechno se při skládání vlastní hudby může hodit.

Jak si takový blok vlastně vytvořit? Přejdeme na web onenote.com, kde se zobrazí náhled dosavadních bloků. Po přidání nového sešitu, který pojmenujeme třeba prostě „Hudba“, vytvoříme oddíl. Automaticky se nám vytvoří i první stránka a můžeme tvořit.

Na obrázku je snímek webové aplikace OneNote.
Vytvoření nového poznámkového bloku ve webové aplikaci | zdroj: onenote.com

Textová pole můžeme jednoduše zvětšovat či zmenšovat, ale také posouvat. Kromě vložení textu má OneNote několik dalších funkcí vhodných pro hudebníky. Na stránku jdou vkládat ručně kreslené části. Je možné je psát na dotykové obrazovce, ale i myší. Na výběr je z několika druhů per nebo zvýrazňovačů různých barev. Jednotlivé kresby, tahy, lze posouvat, měnit jejich barvu nebo spojovat díky výběru. Celá nabídka je v kartě Kreslení. Rukopisem tak můžeme doplnit text psaný na počítači, viz obrázek.

Na obrázku je snímek webové aplikace OneNote.
Kombinování textu psaného na počítači a tahů pomocí karty Kreslení | zdroj: onenote.com

Velmi šikovnou vymožeností je vložení zvuku. Toto tlačítko najdeme v kartě Vložení, Zvuk. Po kliknutí se automaticky spustí nahrávání. K této funkci je potřeba mít mikrofon. Nahrávku jde samozřejmě posouvat po stránce. Vše tak je na jednom místě.

Na obrázku je snímek webové aplikace OneNote.
Vložení zvuku a následná práce s nahrávkou pomocí kontextové karty Zvuk | zdroj: onenote.com

Jednotlivá textová pole lze označit značkami. Díky nim můžeme přidat komentář například při práci ve skupině. Značka úkolu obsahuje dokonce pole, které je možné zaškrtnout. Lze si také vytvořit vlastní značku. Jejich výběr najdeme na kartě Domů. Značka se následně zobrazí vlevo od textu. Mimochodem, kromě webové verze existuje aplikace pro Windows, AndroidiOS.


Jak vytvořit sdílený kalendář pro celý sbor v Outlooku?

Pokud navštěvujete například uměleckou školu nebo sbor a nemáte schůzky pravidelně, časem v tom může nastat zmatek. Stejně složitá je také situace, kdy se na nácviku domlouvá více lidí a každý má čas někdy jindy. Papírový kalendář není vždy efektivním řešením, a proto si ukážeme, jak pracovat s kalendářem v Outlooku a využít veškeré možnosti jeho sdílení. Nejprve se ovšem podíváme, kde se vlastně kalendář nachází. Po spuštění webové aplikace outlook.com si rozklikneme ikonku v levém dolním rohu. Tím se nám zobrazí náš kalendář. Další kalendář vytvoříme či naimportujeme tak, že v nabídce zvolíme Přidat kalendář.

Na obrázku je snímek webové aplikace Outlook.
Přechod z pošty do kalendáře a přidání kalendáře | zdroj: outlook.com

Zde můžeme kalendáře upravovat, vytvářet nebo importovat. Více kalendářů se hodí zejména pro zpřehlednění a oddělení událostí osobních, rodinných, pracovních, školních a tak dále. Pokud bychom chtěli již vytvořený kalendář naimportovat, například z Gmailu, v nabídce zvolíme Přidat osobní kalendáře. Poté stačí vybrat, ze které služby jej chceme přidat, a po přihlášení se nám kalendář naimportuje do Outlooku. V tuto chvíli ale chceme vytvořit kalendář nový, vlevo tedy zvolíme Vytvořit prázdný kalendář. Pak jej pojmenujeme, vybereme barvuikonku, ty lze upravit i dodatečně, uložíme jej.

Na obrázku je snímek webové aplikace Outlook.
Vytvoření a nastavení nového prázdného kalendáře | zdroj: outlook.com

Jakmile kalendář uložíme, je načase jej sdílet s ostatními. V nabídce zvolíme Upravit moje kalendáře a vybereme náš kalendář. Dole je možnost Sdílet kalendář, kde po rozkliknutí vybereme lidi, se kterými chceme kalendář sdílet, a u každého oprávnění.

Na obrázku je snímek webové aplikace Outlook.
Upravení kalendáře spolu s nastavením sdílení a oprávnění | zdroj: outlook.com

Když se na to podíváme z pohledu druhého člověka, tak na kalendář, který s ním někdo začne sdílet, mu přijde upozornění e-mailem a jakmile klikne na tlačítko Přijmout a zobrazit kalendář, uvidí tento kalendář mezi svými. Může mu i nastavit barvu a nechat si ho zobrazovat v rámci ostatních svých událostí, aby měl agendu na každý den hezky pohromadě, což je perfektní.

Na obrázku je snímek webové aplikace Outlook.
E-mailové upozornění, že s námi někdo chce sdílet kalendář | zdroj: outlook.com

Dále si ukážeme, jak vytvořit událost v rámci tohoto našeho nového sdíleného kalendáře a jak na ní pozvat další lidi. Je to fakt jednoduché. Stačí v levém horním rohu kliknout na tlačítko Nová událost. Nejprve v barevném pruhu úplně nahoře vybereme kalendář, do kterého se daná událost uloží. To je jedna z mála věcí, jíž pak už nebudeme moci změnit. Dále vytvoříme název akce, třeba „Schůzka sboru“, a přidáme účastníky. Účastníci mohou být povinní, nebo nepovinní. Mezi nepovinné účastníky mohou patřit například diváci, které tvoří jiná skupinka sboru, rodiče atd. Následuje nastavení dne a času konání, přičemž po přidání účastníků můžeme vpravo vidět, zda v danou dobu mají všichni čas, což je velice užitečné. Lze nastavit i opakování, místo konání, upozornění poznámku. Nahoře lze nastavit ještě soukromí díky funkci Nemám čas. Nakonec vše uložíme.

Na obrázku je snímek webové aplikace Outlook.
Vytvoření události ve sdíleném kalendáři a pozvání účastníků | zdroj: outlook.com

Jakmile událost vytvoříme, přijde účastníkům pozvánka. Zde mohou na schůzku odpovědět a mají na výběr tři možnosti, ano, možná nebo ne. Obě strany uvidí, kdo se schůzky má účastnit a kdo již svou účast potvrdil nebo zamítl. Učitelé se tak mohou připravit na hodinu podle počtu žáků. Mít sdílený kalendář se vyplatí nejen ve sboru, tak na nic nečekejte a vyzkoušejte si to.


Jak rozesílat hromadné pozvánky na koncert z Wordu?

Tak jo, hudbu i slova máme poznamenány, kalendář v rámci sboru synchronizovaný, už je potřeba jenom rozeslat pozvánky na koncert. Hezkou pozvánku můžeme vytvořit v aplikaci Word, a to dokonce použitím jedné ze šablon, kterou si přizpůsobíme. Výhodou použití Wordu bude pak i možnost okamžitě rozeslat personalizované pozvánky pomocí hromadné korespondence. Není se čeho bát, všechno si krok po kroku popíšeme a postup bude opravdu rychlý, takže nezabere tolik času jako jiná řešení.

Spustíme si aplikaci Word a hned na úvodní obrazovce vybereme v levém sloupečku záložku Nový. Nabídnou se nám šablony, protože jich ale jsou tisíce, namísto ručního procházení využijeme raději hledání, kam zadáme „koncert“. Já nyní použiju šablonu „Hudební program“, ve které je obrázek houslového klíče, ale výběr je samozřejmě zcela na vás. Klikneme na náhled a pak na tlačítko Vytvořit. Rozložení dokumentu je připraveno, a my tak pouze doplníme příslušná pole nebo provedeme drobné změny.

Na obrázku je snímek aplikace Word.
Vyhledání šablony pro vytvoření nového dokumentu | zdroj: Word

Ke drobným změnám patří například i změna motivu, formátování, barev nebo písma. A právě všechny tyto funkce nalezneme na kartě Návrh. Odtud můžeme změnit motiv, který si můžete představit jako takovou šablonu stylů, pomocí tlačítka Motivy úplně vlevo. Dále si lze pomocí výběru přepnout i Formátování dokumentu, které mění vzhled i pozici textových polí, nadpisů atd. A v neposlední řadě nalezneme v pravé části tlačítka BarvyPísma, odkud je lze jedním kliknutím změnit v úplně celém dokumentu.

Na obrázku je snímek aplikace Word.
Karta Návrh s funkcemi Motivy, Formátování dokumentu, Barvy a Písma | zdroj: Word

Jakmile jsme s vzhledem i obsahem dokumentu spokojeni, je na řadě využít hromadnou korespondenci. V ribbon panelu tedy přejdeme na kartu Korespondence. Začneme tlačítkem Vybrat příjemce ve skupině Spustit hromadnou korespondenci, pod kterým vybereme možnost Zadat nový seznam. Otevře se nám prázdná tabulka, kam postupně zadáme všechny ty lidi, které chceme na koncert pozvat. Pro tyto účely bude u každého stačit vyplnit jen jméno, příjmení a hlavně také e-mailovou adresu. Přebytečné sloupce lze odstranit pomocí tlačítka Vlastní nastavení sloupců. Nebo pokud víte, že většinu z těch, které chcete pozvat, máte uloženou v Outlooku, můžete pod tlačítkem Vybrat příjemce zvolit možnost Vybrat z kontaktů Outlooku, kdy se vám zobrazí všichni lidé a vy jen odznačíte ty, kterým pozvánku nepošlete. Je nutné je mít uložené s e-mailovými adresami.

Na obrázku je snímek aplikace Word.
Karta Korespondence, skupina Spustit hromadnou korespondenci, funkce Vybrat příjemce | zdroj: Word

Jakmile definujeme seznam příjemců, můžeme volitelně na libovolné místo v dokumentu přidat slučovací pole, do kterého se u každého příjemce doplní příslušná hodnota, například jméno, oslovení apod. Stačí na toto místo v dokumentu přesunout kurzor a poté ve skupině Zapsat a vložit pole vybrat funkci Vložit slučovací pole. Pomocí tlačítka Náhled výsledků vpravo nahoře se lze podívat na doplnění u jednotlivých příjemců. Pamatujte, že personalizovaná pozvánka zaujme vždy mnohem víc.

Na obrázku je snímek aplikace Word.
Vložení slučovacího pole a náhled výsledků při hromadné korespondenci | zdroj: Word

A zbývá už jen jediný, a to nejjednodušší krok. Ty pozvánky musíme odeslat. Úplně vpravo tedy klikneme na tlačítko Dokončit a sloučit a pod ním na možnost Poslat e-mailové zprávy. Ponecháme, že do „Komu“ se mají doplnit hodnoty ze sloupce „E-mailová_adresa“, zadáme předmět a odeslání potvrdíme tlačítkem OK. Hotovo? Podívejte se do své odeslané pošty, měli byste tam najít e-mail v takové podobě, v jaké všem přišel. A takto pěkně naformátovaný e-mail vypadá vždy opravdu moc hezky.


Tak co, bude pro vás teď záznam hudby, organizace sboru či kapely nebo zasílání pozvánek daleko snadnější? Já myslím, že ano! Objevte, co dále umí aplikace OneNoteOutlook a Word. Nebo se podívejte na další články z letní série #Spojte hobby s Office.